- Door
- Jeroen Mulder
- geplaatst op
- 6 maart 2014 08:06 uur
Als hosting- of cloudprovider meedoen aan Europese aanbestedingen? Dat heeft toch geen enkele zin! Het is de meestgehoorde reactie op de vraag of kleinere partijen wel eens nadenken over het aanbieden via aanbestedingen. Het is een verklaarbare reactie, want vaak waarheid. Als kleinere partij voldoe je al snel niet aan de rigide eisen en knock-out criteria die een aanbestedende partij stelt. Maar de tijden veranderen en ook de wijze van aanbesteden. Juist met Best Value Procurement (BVP) of prestatie-inkoop maken ook kleinere partijen een goede kans.
Er vindt een verandering plaats in aanbestedingsland. Als je als bedrijf nog geen account hebt op Tenderned, doe dat dan snel. Er liggen kansen: ook voor kleinere hosters of cloudleveranciers. Toegegeven: je moet zo nu en dan wel goed zoeken. Neem een aanbesteding zoals die onlangs door een provincie in de markt werd gezet. Een nieuwe portal, inclusief hosting. De gehele aanbesteding is gebaseerd op Best Value Procurement, of prestatie-inkoop. En dat is een volstrekt andere manier van aanbesteden dan de klassieke vorm waarin een aanbesteder via long listing – short listing werkt.
Die klassieke vorm bestaat doorgaans uit een RFI: een Request for Information. Dat is de eerste schifting tussen gegadigde partijen. Los van een eigen verklaring die nu eenmaal verplicht is, krijgt de aanbieder in een ‘ouderwetse’ RFI vooral vragen over de financiële draagkracht van een onderneming. Niet zelden moeten omzetcijfers worden overlegd, vergezeld van accountantsverklaringen. In de RFI worden doorgaans ook allerlei certificaten opgevraagd en natuurlijk referenties. Niet zelden zijn de eisen dermate zwaar, dat veel kleinere partijen al in deze fase afhaken. Helemaal als gevraagde informatie als knock out-criteria worden opgevoerd. Aan de volgende stap – de inhoudelijke uitvraag via Request for Proposal (RFP) – komen die ondernemingen nooit toe.
Ontzettend jammer. Waarom zou een van die partijen namelijk niet juist de meest perfecte partij zijn vanuit een inhoudelijk standpunt? Aan die vraag kom je in dit model niet eens toe: voordat je over de inhoud kunt spreken, is zo’n partij al afgevoerd als zijnde ‘ongeschikt’. En dat is waar BVP een uitstekend instrument is om te voorkomen dat je als aanbestedende partij die ene geschikte leverancier mist omdat het qua omzet wellicht net niet voldoet aan de knock out-criteria. Nog beter nieuws: vooral grote partijen hebben eigenlijk geen idee hoe ze met BVP-trajecten om moeten gaan.
Kijk naar de uitvraag van de eerdergenoemde provincie (de aanbesteding loopt nog, om die reden hebben we de naam achterwege gelaten): bij de hostingvraag werd slechts gemeld dat de site 99,5% uptime moest hebben en pieken tot 200.000 bezoekers per dag. De ‘klassieke’ partijen stelden in de nota van inlichtingen diverse vragen over de architectuur en de onderliggende technologie. Moest het Windows zijn? Of juiste open source? Mocht het in de cloud? Databases op basis van SQL? Hoe stonden de proxy’s opgesteld? Wat waren de eisen aan het datacenter? Het antwoord op al deze vragen was steeds hetzelfde: jullie zijn de specialisten, jullie vertellen ons hoe wat de beste oplossing is. Maar: je hebt slechts twee A4 tot je beschikking om ons ervan te overtuigen dat jullie inderdaad de beste partij hiervoor zijn.
Geen vuistdikke offertes waarin over tientallen pagina’s alle uitgeschreven requirements worden beantwoord, maar to-the-point de oplossingsrichting en de argumenten waarom een leverancier hiervoor de meest geschikte partij is. Het vergt nogal wat creativiteit. Bij BVP-trajecten blijkt dan dat juist kleinere hosters en cloudpartijen uitstekend in staat zijn om die creatieve grenzen op te zoeken, daar waar grote partijen in een reflex terugvallen op de drang om hun portfolio te verkopen, waarbij de klantvraag vaak naar de achtergrond verdwijnt. Met BVP wordt de aanbestedingsmarkt meer transparant en geeft het gelijke kansen aan elke leverancier. Dat was initieel ook het doel van Europees aanbesteden.
