Journalistiek

Onpartijdig, onafhankelijk nieuws, uitsluitend in dienst van het branchebelang.

Ervaringen met elektronisch factureren

  • Door
  • Thijs Alink
  • geplaatst op
  • 14 mei 2009 08:04 uur

MuispointerIn februari besloot staatssecretaris de Jager dat bedrijven elektronische facturen voortaan vormvrij mogen versturen. Daarmee is de overstap van papier naar digitaal een stuk makkelijker geworden. Wij vroegen drie hostingproviders naar hun ervaringen met elektronische facturatie.

Dit artikel is ook als PDF te downloaden. Ideaal om uit te printen en later nog eens rustig door te lezen.

Elektronisch factureren is uiteraard niet nieuw. Tot voor kort waren er echter strenge voorwaarden aan verbonden. Deze waren met name bedoeld om de authenticiteit van een factuur vast te kunnen stellen. Jurist Steven Ras gaf op ISPam in een eerder interview over elektronische facturatie aan dat de meeste hostingproviders het liefst het complete facturatieproces zouden willen digitaliseren. Maar de strikte regels, met name de elektronische handtekening, hielden de invoering van elektronisch facturatie tegen. “De factuur is een van de weinige documenten die  nog niet digitaal wordt verstrekt. En als dat wel gebeurd, is het vaak niet volgens de wet- en regelgeving. De geavanceerde elektronische handtekening wordt namelijk vaak vergeten.” Voortaan hoeven providers hier niet meer aan te denken. Een elektronische handtekening is nu niet meer nodig. Een factuur in de vorm van een Word-document of PDF-bestand is al voldoende.

Nu één van de grootste drempels om elektronische facturatie in te voeren is weggenomen is de kans groot dat voortaan elke provider zijn facturen digitaal gaat versturen. Al was het maar om kosten te besparen. Drie providers die elektronische facturatie hebben ingevoerd geven hun ervaringen.

NXS INTERNET

NXSBij NXS Internet versturen ze al vier jaar zowel papieren als elektronische facturen. “Destijds waren we onze tijd ver vooruit met het digitaal online beschikbaar stellen van alle facturen van onze klanten,” vertelt Hans Reurings van NXS Internet. “Het leek ons handig en tijdbesparend voor onze klanten en een goede voorbereiding om ooit geheel digitaal te gaan om ook de kostenbesparing te realiseren. Destijds was de reden om elektronische facturen te sturen puur uit serviceoverwegingen, nu brengt het ons tevens maandelijkse besparingen. De wetswijziging heeft ons doen besluiten de papieren versie nu versneld uit te faseren. Per 1 mei sturen wij geen papieren facturen meer, tenzij de klant dit expliciet aangeeft. Dit geeft ons een besparing van enkele duizenden facturen per maand (printer, papier, portokosten en handling). Wij hadden een paar jaar geleden reeds het plan om af te stappen van de papieren versie, maar wegens tijdgebrek is dat blijven liggen. De elektronische handtekening was destijds ook een struikelblok.” NXS heeft de overstap naar elektronische facturatie al doorgegeven aan zijn klanten. “Ongeveer 5% heeft aangegeven de factuur tevens per post te willen blijven ontvangen”, zegt Reurings. “Na een korte inventarisatie blijkt dat de meeste grote corporate bedrijven en resellers gewoon de papieren versie willen houden.”

DeziWeb

DeziwebDeziWeb heeft veel ervaring met elektronische facturatie. Het bedrijf maakt al sinds haar oprichting (in 2001) gebruik van e-facturen. Marcel Stegeman vertelt waarom men direct heeft gekozen voor elektronische facturatie: “Het is gemakkelijk en het scheelt in werk. Doordat alles automatisch en elektronisch is hoef je niet elke middag enveloppen dicht zitten te likken. Daarbij scheelt het ook in de kosten, al kost het per envelop niet zoveel. Ook scheelt het bij eventuele herinneringen. Door het facturatieproces te automatiseren kan je ook een wat lagere prijs aanhouden op je producten en diensten.” DeziWeb heeft zelf haar eigen facturatiesoftware gemaakt. Stegeman heeft nog een tip voor bedrijven die hetzelfde willen doen: “Wanneer je een bepaald systeem gebruikt is het verstandig dit zoveel mogelijk te koppelen met het bestelsysteem. Dan heb je er zelf weinig omkijken naar. Verder moet natuurlijk wel alles goed lopen, dus zorg altijd voor een goed facturatieprogramma of script.”

SERVEO

SERVEOServeo verstuurt uitsluitend factureren per e-mail. In tegenstelling tot NXS Internet of DeziWeb heeft het bedrijf elektronische facturatie niet ingevoerd om kosten te besparen. “Serveo is een onderneming die zich bewust is van het klimaatprobleem,” vertelt Milan Schinkel. “Vanuit dit oogpunt hebben wij vanaf de start van onze onderneming facturen per mail verstuurd. Op deze manier willen we ons papierverbruik verminderen. Vrijwel alle correspondentie is digitaal. Alleen tweede herinneringen voor betaling en ingebrekestellingen worden per post gestuurd. De meeste klanten hebben bewust gekozen voor onze aanpak wat betreft het klimaatneutraal ondernemen. Onze klanten weten hoe ons systeem werkt en zijn hier positief over. Klanten kunnen er echter ook voor kiezen om per post de factuur te ontvangen, mochten zij dit liever hebben. Onze ervaring is echter dat een heel klein percentage van ons klantenbestand hier voor kiest.”

Wido, 14 mei 2009 9:13 am

Dan ontbreekt de vraag: "Hoe veel debiteuren printen de factuur alsnog?"

Het is denk een stukje kosten verschuiving, maar veel boekhouders willen toch nog papier, daarnaast kunnen (veel) mensen nog steeds niet goed hun digitale documenten organiseren, kijk maar eens bij iemand in zijn "Mijn documenten", wat een rotzooi tref je daar vaak aan.

Casper, 14 mei 2009 9:16 am

Leuk artikel. Inderdaad fijn dat de vormeisen verdwenen zijn. Wij factureren ook steeds meer digitaal, maar afhankelijk van de klant en het factuurbedrag. Wel belangrijk om daar een geautomatiseerde tool bij te hebben die het allemaal voor je regelt.

Casper, 14 mei 2009 9:17 am

@Wido: Die vraag stel ik mezelf ook altijd als er mensen zijn die het doen om papier te besparen voor het mileu.

Sebastiaan, 14 mei 2009 10:55 am

Zelf verstuur ik alleen facturen digitaal.
Maar ik print ze ook voor mijn eigen boekhouding, en omdat mijn boekhoudster dat zo wil.

Makkelijk is dat je een automatisch herinner kan sturen.
Alleen is het systeem nog niet helemaal naar wens, de klant krijgt een melding van een nieuw factuur maar moet wel inloggen bij het klantenpaneel.

In de volgende versie moeten ze gelijk het factuur als PDF ontvangen, en een E-factuur XML bestand (als dit staat ingesteld).

Maar voor nu werkt het afdoende.

Edwin Vlieg, 14 mei 2009 4:54 pm

Goed om te lezen dat de hosting wereld ook begint met e-facturatie. Ik denk dat dit een branch is waar snel met dit soort nieuwe regelgeving aan de slag gegaan wordt. Veel hosters hebben hun gegevens toch al digitaal en kunnen simpel die gegevens gebruiken om elektronisch facturen te versturen.

Waar ik wel benieuwd naar ben is op welke manier de partijen hun facturen versturen. Onder andere DeziWeb merkt het volgende op: "dus zorg altijd voor een goed facturatieprogramma of script.". Koppelen jullie het factuurprogramma rechtstreeks met jullie hosting control panel? Maak je daarbij gebruik van een API van het (online) factuurprogramma of exporteren jullie op andere manieren de gegevens? Of hebben de meeste control panels tegenwoordig billing support?

Robert, 14 mei 2009 5:29 pm

Er zijn diverse billing tools gericht op ISP's;

Wefact
ISP-Panel
Awbs
Parallels billing

Sebastiaan, 14 mei 2009 5:32 pm

He Edwin ook hier :)
Bij mij is alles zelf gebouwd, dus het is inderdaad in het controle paneel gekoppeld bij mij.

Randy ten Have, 15 mei 2009 12:16 am

Vanaf het begin enkel e-facturen gestuurd. Enkel bij grote detacheringsopdrachten gaat er nog een print achteraan, verder nooit analoge facturen gebruikt.
Het groen-blabla is bull voor mij, het gaat echt om gemak en snelheid van verwerking.

Miljko, 9 juni 2009 3:51 pm

Er komen nu ook steeds meer online aanbieders die de e-facturatiedienst aanbieden als dienst. Een hele goede provider vind ik zelf is http://www.ikbeneenpammert.nl Daarmee kan je gemakkelijk je facturen naar al je klanten sturen. En een groot voordeel is dat je ze ook in je eigen huisstijl kan sturen. Ook IDEAL betaal mogelijk erbij waardoor de klanten sneller zullen betalen.

Sebastiaan, 9 juni 2009 4:04 pm

@Miljko: Leuk dat je reclame maakt voor je bedrijf maar volgens zijn ze bij de redactie daar minder blij van :)

Drie dingen.
1. "2. Als je inlogt op de server dan wordt al het verkeer versleuteld (beveiligde verbinding). " Als ik op inloggen klik krijg ik geen SSL of iets. Een SSL verbinding ontbreekt, dat wekt geen vertrouwen ()
2. KvK gegevens ontbreken, zijn voor bedrijven die via het internet handel drijven verplicht! risico van 1100 euro boete.
3. Het iDEAL logo mag volgens de gebruiksvoorschriften niet worden veranderd.

En die brief van de belastingdienst kan je ook anders tonen. Vormgeving oogt naar mijn mening een buitje amateuristisch (basic Photoshop ), maar smaken verschillen.

Sebastiaan, 9 juni 2009 4:06 pm

Zelf heb ik goede verhalen gehoord over deze partij.
http://www.moneybird.nl/

En Google bied ook genoeg resultaten.

Feedback!
Fill out my online form.
Laatste reacties

Bedankt voor het succes van ISPam.nl
Koen Stegeman, Editor-in-Chief & founder Hostingjournalist.com: Jammer Arnout, maar je hebt een mooie bijdrage aan de hosting industrie geleverd, en dat jaren lang....

Bedankt voor het succes van ISPam.nl
Dillard Blom: Jammer dat een 'instituut' verdwijnt, en daarmee een bron van informatie over actuele zaken (en opin...

Bedankt voor het succes van ISPam.nl
L.: Uit automatisme kijk ik toch nog steeds elke dag naar ispam.nl, toch de hoop dat er nog een berichtj...

Bedankt voor het succes van ISPam.nl
Toni Donkers: Arnout bedankt! ik ga het missen dat is een feit!

Bedankt voor het succes van ISPam.nl
Marcel Stegeman: Ik zie het nu pas. Inderdaad jammer maar ik kijk nu al uit naar het volgende project.