Is de spamfolder van uw klant ook een inbox?


Daar begint het toch op te lijken tegenwoordig. U hebt uw klant een oplossing geleverd uit de public cloud. Uw klant wacht met smart op een mail. Zij zouden snel reageren! Hun geduld is op!! En nadat zij de telefoon hebben neergelegd en het mailtje uit hun spamfolder hebben gevist gaan zij weer verder met de orde van de dag. Gefrustreerd en geërgerd door deze zinloze handelingen.

Dat de hele stapel reclame met daartussen die belangrijke brief in de oud papierbak wordt gegooid, is toch heel normaal?

Controleert u ook uw spamfolder?

Waarom is dat eigenlijk? Waarom komt mail niet gewoon in hun inbox?
De reden is simpel: Uw klanten verwachten van u als leverancier dat er GEEN spam in hun inbox komt. Aangezien spamfilters niet 100% werken, kan het niet anders zijn dat goede mail in de spamfolder van uw klant eindigt. Het enige voordeel, uw klant hoeft de drie spammailtjes niet weg te gooien of te markeren als spam. De nadelen? Die som ik even op:

  • Nadat uw klant online iets besteld heeft, moet hij ook even zijn spamfolder controleren
  • Idem bij ieder mailtje dat hij verwacht vanaf een website
  • Snel reageren op die prospect is uw klant deze keer weer niet gelukt. Hij had het mailtje niet gezien.
  • De belangrijke bestelling is ook al niet in zijn inbox terecht gekomen.
  • Uw klant mist alweer de ouderavond
  • Had uw klant de spamfolder nu alweer een keer gecontroleerd? Zij moeten dat niet vergeten hoor!

Ik kan mij zo voorstellen dat zij toch liever die drie spamberichten in hun inbox krijgen dan steeds 2 mappen te moeten controleren. En ik zou er ook niet vreemd van opkijken als uw klant nog even contact met u opneemt omdat ze NIET hun junkmailfolder controleren en klagen: Waarom komt mail WEER niet aan! Dan bent u er nog druk mee ook!

Waar kan ik dat instellen?

Dus de spamfilters moeten iets minder strak. Even naar de instellingen van uw omgeving en daar gaat het mis. Bij providers zoals Microsoft (hotmail.com, outlook.com, Office 365) en Google (gmail, Google apps) kunt u deze instelling nooit vinden. Hij is er namelijk niet. Iedereen die daar gebruik van maakt is 100% overgeleverd aan wat zij goed voor u vinden. Zij krijgen het zelfs voor elkaar om met “smart” filters goede mail helemaal niet in een account terecht te laten komen en dus feitelijk die (belangrijke?) mail gewoon weggooien. De telefoon bij uw klant gaat inmiddels, waarom zij nu nog niet gereageerd hebben op dat mailtje…

Daar ligt een taak voor u als leverancier. U gebruikt natuurlijk diensten waarbij u zelf 100% in control bent, althans, dat mag ik hopen. Want uw klanten verwachten iets waarvan u weet dat het technisch niet echt haalbaar is. Een 100% goede detectie van spam. Het gevolg is, om aan de wens “0% spam in mijn inbox” te voldoen u het filter maar flink strak zet en terwijl u juist diegene bent die kan uitleggen wat het probleem is. En misschien nog belangrijker, die ervoor kan zorgen dat het weer gaat werken zoals het hoort. Daarbij tikt u ook nog even wat e-mailreuzen op de vingers.

Moet ik daarom die diensten niet leveren?

Als uw klanten het geen probleem vinden dat mail niet aankomt, hoeft u niets te doen en mag u gewoon Gmail, Hotmail of een andere onbeheerbare dienst blijven leveren of gebruiken.
Vroeger, als je een mail stuurde kwam dat aan. Tegenwoordig wordt er natuurlijk heel veel rommel gemaild en het is natuurlijk niet de bedoeling dat al die rommel in uw inbox komt. Maar een belangrijk onderdeel van een maildienst lijkt mij dat uw klanten mail willen ontvangen. Gewoon in één map. En af en toe zit er rommel tussen. Die rommel markeren zij als SPAM en dan wordt het minder.
U moet dat regelen voor uw klant lijkt mij. Kunt u dat niet? Dan vraag ik mij af waarom u die leverancier nog gebruikt. De argumenten zijn tenenkrommend: maar ze zijn heel groot, als het zelfs bij hun niet kan. Meestal gaat het wel goed en zeggen ze dat ze er alles aan doen met cloudsmartintelligent enzo, iedereen zit toch bij hen?

Uw goede legitieme mail weggooien? DAT lijkt me toch echt een probleem. U zou daar ook een probleem van moeten maken. Waarom pikt u dat eigenlijk?

Maar het is zo lekker goedkoop

Dat is maar net de vraag. Zo als zo vaak met goedkope dingen tellen we alleen de aanschafkosten en niet het leed of de tijd. In dit geval de zoek- en beltijd meetellen. En terwijl uw klant lekker (met u?) aan het bellen is om te achterhalen waar dat mailtje is, frustreert het de verzender ook nog even. Van mij mag u ook een prijs hangen aan de frustratie bij uw klanten, prospect, leveranciers en het missen van kansen. En rekent u wel alle uren voor support? Of mag die ene cloudleverancier lekker goedkoop zijn dienst leveren omdat u het gratis ondersteunt? Want u gaat toch niet voor dat ene kleine vraagje een factuur sturen? Dat is flauw.
U komt wel lekker goedkoop over in ieder geval en wordt zelfs als oorzaak genoemd van het probleem.

Soms is het ook gewoon niet verzonden hoor!

Dat is natuurlijk alleen maar waar als de verzender het ook echt niet gedaan heeft. Bij mij gaat een dergelijk gesprek als volgt:
Ander: U zou mij deze ochtend gemaild hebben maar ik heb nog steeds niets ontvangen!
ik: Oh, dat is vreemd. Eens even kijken. Op 10.34 uur is het mailtje afgeleverd op de mailserver met de naam xxxx. Wat er daarna mee gebeurd is aan uw provider. Wij kunnen niet zien waarom uw provider het mailtje aanpakt en het niet aflevert.
Ander: Zucht. Echt niet? Want ik heb het echt niet ontvangen.
ik: Echt niet. Ik kan niet inloggen op de servers van Gmail om te kijken wat zij doen met uw e-mail. Wellicht moet u ze even bellen?
Ander: Weet u dan waar ik heen kan bellen?
ik: …..
En dan? Niemand weet wat er daarna met het mailtje gebeurd is. De ontvanger gaat een zoektocht starten (tijd?) en belt u toch maar weer op met de vraag: Wilt u het nog een keer verzenden? Misschien komt het nu wel aan. En de ontvanger laat een fantastische indruk achter.

De gesprekken worden nog leuker als beide gebruik maken van een onbeheerbare dienst:
De ene: U zou mij deze ochtend het overzicht gemaild hebben, maar ik heb nog niets ontvangen.
De ander: Oh, dat is vreemd. Eens even kijken. Hij staat in mijn verzonden items.
De ene: Wat raar. Weet je zeker dat hij verstuurd is?
De ander: Ik mag hopen dat als hij daar staat, hij wel weg is? Of zou hij blijven hangen?
De ene: Dat moet wel. Ik heb hem namelijk niet ontvangen.
De ander: Ik verstuur hem nog een keer. Als hij dan niet aankomt, wil je dat dan even laten weten?
De ene: Ik blijf wel even aan de lijn….
De ander:……. De ene:……. De ander:…… De ene:……. De ander:…..

De ene: Nog steeds niets binnen. Wat is uw e-mailadres? Dan kan ik u toevoegen aan de lijst van vertrouwde afzenders. Misschien helpt dat.
De ander: Dat is “weet.ik.veel@outlook.com
De ene: Ok, ik heb hem toegevoegd, wilt u het nog een keer mailen?
De ander: Hij is onderweg.
De ander: ……. De ene:……. De ander:…… De ene:……. De ander:….

De ene: Ja ik heb hem binnen. Blijkbaar werd het gezien als spam. Ik zie nu dat die andere in mijn spamfolder stonden.
De ander: Oh, vreemd dat mijn mailtjes als spam gezien worden. Ik zal mijn beheerder eens vragen..
De ene: Ja, doe dat. Misschien kan hij er iets aan doen.

De technische mensen onder u zullen wellicht wat vermoeid raken. Excuses daarvoor.

Vraag: Als het echt moet. weet u of uw beheerder dan met 100% zekerheid te vertellen waar, wanneer en waarop uw mail is afgeleverd?

Het is bijna nooit nodig. Meestal wordt er verzocht om het nog maar een keer te sturen. Dan weet u in ieder geval dat de ontvanger al even aan het zoeken is geweest in zijn inbox’en. Maar als de ontvanger volhoudt dat het niet aan hem ligt, is het echt prettig voor iedereen als u kunt zeggen: Op 10.34 uur is het mailtje afgeleverd op de mailserver met de naam xxxx.

Beheerbare cloud

Het woord “beheerbare omgeving” (zonder s), is in tijden van cloud bijna een luxe terwijl dat echt niet hoeft. Zorg dat u diensten afneemt van partijen waarbij u de omgevingen echt kan beheren en er controle over hebt. En dat gaat natuurlijk niet alleen over e-mail, maar ook over telefonie, bestanden, webhosting en in feite alle ICT-zaken. Cloud is wel een oplossing, maar onbeheerbare cloud kan toch voor sluipkosten zorgen binnen uw organisatie als leverancier en bij uw klanten. Een cloudomgeving kan gewoon een volledige zelf te beheren omgeving zijn waarbij u 100% toegang hebt tot alle instellingen en mogelijkheden. Alsof u een eigen server hebt maar dan zonder de lasten.

Uw huiswerk: Zorg dat u echt kunt vertellen waar de mail van uw klanten blijft en dat mail bij uw klanten in de inbox komt wanneer het twijfelachtig is. Leg uw klant uit dat zij het kunnen markeren als spam en dat u op die manier zorgt dat mail juist wel aankomt. Kunt u dat niet instellen niet zien waar mail blijft? Krab u nog eens achter de oren en zoek fatsoenlijke oplossingen.

Advertentie: De inhoud van dit blok bevat een mededeling van onze partner

Vacatures van Tilaa


Geschreven door Ronald Otto (Tuxis)

Dit ingezonden artikel is geschreven door Ronald Otto van Tuxis.

Lees ook de onderstaande artikelen van Tuxis

Stuur ook uw blog, achtergrond artikel of andere bijdrage in!

Indien u zelf een interessante bijdrage, zoals een blog, how-to of achtergrond heeft, dan plaatsen wij die graag en dat kost u niks. Neem contact op met de ISPam.nl redactie via redactie@ispam.nl of kijk op deze pagina voor meer informatie over het leveren van een bijdrage aan ISPam.nl.

ISPam.nl Job board

P, 20 april 2016 10:21 am

Leuk artikel, zeer herkenbaar ;(. Om die reden overgestapt naar een platform waarmee wij eenvoudig kunnen tracken of emails zijn afgeleverd, geopend en/of er op de link is geklikt. Als de email niet binnen x aantal dagen is geopend kunnen we kijken of er verder contact (bijvoorbeeld telefonisch contact) nodig is.

Mike, 20 april 2016 11:02 am

SMTP is het probleem. Door het open karakter kan iedereen troep versturen, daarmee is het een zeer onbetrouwbaar communicatie-middel geworden. Afstappen van e-mail is echter niet zo eenvoudig, omdat het wereldwijd overal gebruikt wordt. Gelukkig beginnen er steeds meer goede alternatieven te komen, voornamelijk in de vorm van collaboration-apps. Er groeit inmiddels zelfs een compleet nieuwe generatie op die nauwelijks e-mail gebruikt. Jongeren van nu zijn prima in staat te communiceren via nieuwe kanalen. Het zal niet lang meer duren tot e-mail in de huidige vorm zal veranderen en we allemaal ons afvragen hoe we het toch nog zo lang hebben uitgehouden met dat antieke SMTP.

Wim ten brink, 20 april 2016 1:53 pm

Ik heb mijn eigen domeinnaam en via Google Apps heb ik daar ook een mooie mailbox aan hangen. Voor nog geen 50 euro per jaar heb ik zo een enorme mailbox met spamfilter en een onbeperkt aantal aliasen om te gebruiken.
De Google spam filters zijn ook best goed en deels gebaseerd op de bevindingen van gebruikers. Als diverse gebruikers van mening zijn dat een bepaalde afzender aan het spammen is en dat aanmerken in GMail door te markeren als spam dan wordt die door Google gefilterd naar je spamfilter. Idem als je zelf bepaalde emails markeert als spam want GMail leert daarvan.
Maar inderdaad, 'false positives' kunnen voorkomen en dat kun je oplossen door filters aan te maken. Zo kun je een filter aanmaken waarbij alle emails met afzender @ispam.nl gewoon doorgelaten moeten worden. Die gaan dus nooit gefiltert worden.
Wat ook kan is dat je een filter maakt op basis van een eigen alias! Je maakt een alias aan zoals geenfilter@ispam.nl en maakt daar een filter voor aan waarbij je aangeeft dat alle emails die daarop binnenkomen nooit naar je spam box mogen gaan! Daarnaast geef je in het filter aan dat al deze emails een speciaal label krijgen zodat je ze ook nog eens makkelijk uit kunt filteren. En dat email adres deel je vervolgens met anderen en dan krijg je gewoon je post netjes binnen.
Om dit netjes te organiseren gebruik ik zelfs tientallen aliasen, waarbij ik voor allen een filter heb gezet zodat ik binnenkomende post gewoon per alias kan filteren. Die naam van de alias is dan gebaseerd op de naam van het bedrijf waar ik contact mee heb. Voor hier zou dat ispam.nl@example.com zijn en voor bol.com dus bol.com@example.nl, waarbij de filters alles ook meteen netjes indelen en ik meteen kan zien welk bedrijf mij aan het emailen is!
Dit is bovendien ook praktisch als je dan merkt dat je echte spam op een dergelijke mailbox ontvangt! Zo zijn er bij Adobe en LinkedIn lekken geweest die resulteerden in grote hoeveelheden accounts en email adressen die bij spammers terecht kwamen. Ik had dat al eerder door dan die bedrijven zelf omdat ik opeens spam binnen kreeg op een alias die maar bij 1 bedrijf bekend was. En dan kun je gemakkelijk aan dat bedrijf een nieuwe alias doorgeven en de oude alias blokkeren en ben je weer van je spam af.
Een andere oplossing die ik gebruik met mijn Google Apps account is het gebruik van Google groups voor die aliasen die uiteindelijk zijn gelekt richting spammers. Ik heb enkele (mailing list) groepen aangemaakt waarbij de alias het adres is van de betreffende lijst. Ik kan zelfs meerdere aliasen aan 1 groep hangen! Door de groep vervolgens open te stellen voor anonieme emails komt daarna gewoon alle email, inclusief spam, binnen op die groep. Daar moet dan nog wel moderatie op toegepast worden en dat betekent dat ik twee keer per week de groep nakijk en alle afzenders blokkeer die spam versturen. Die kunnen mij dan ook nooit meer spammen. De overige post zouden dan legitiem zijn en kan ik dus lezen, hoewel ik meestal een nieuwe alias heb doorgegeven en er dus geen legitieme emails meer op dia alias mogen binnenkomen.
En ja, het beheren van je mailbox is wel enigszins complex op deze manier maar ik heb vrijwel geen last meer van spam, terwijl ik vroeger soms wel meer dan honderd spamberichten per dag ontving... (Bedankt daarvoor, Adobe en LinkedIn! En die andere lekke bedrijven!)

Ronald, 21 april 2016 1:35 pm

Bedankt voor de reacties.

@Wim ten brink,

Het probleem: Iemand (je weet niet wie) klikt op je site op de mailto:info@....nl link en stuurt je een mail.
Je weet niet wie de afzender is. Je weet niet wat het onderwerp is en niet wat er in het mailtje staat.
M.a.w. proberen te whitelisten, filteren e.d. is niet de oplossing van het probleem.

Alleen zelf in kunnen stellen dat het HELE filter minder strak moet staan, is de oplossing tegen het probleem dat goede mail in je junkfolder komt. En precies dat kun je niet instellen.
Met filters kun je hooguit zorgen dat het beetje spam dat wel in je INBOX beperkt wordt.

En wist je bijvoorbeeld dat als je SMTP server IPv6 doet maar geen DKIM Google de mail sowieso weggooit? Dus de verzender weet van niets, de ontvanger krijgt niets. Erg vervelend wanneer je relaying server IPv6 doet.
Vraag is: Kun jij nu zorgen dat het wel gaat werken? En daarmee bedoel ik niet IPv6 uitzetten bij de verzender maar jouw leverancier vertellen dat je het niet wil? Dat je wel mail via IPv6 wil ontvangen, ook als er geen DKIM signature in zit?

Je geeft gelukkig zelf aan dat het beheren van je mailbox zo wel erg complex is maar je vrijwel geen last hebt van spam. Nu weet ik niet hoe slecht het spamfilter van Google is als je dat allemaal moet doen om te voorkomen dat je spam zit te lezen en ALSNOG goede mail in de junkfolder zet.
Ik heb het n.l. over 3 tot 5 mailtjes per dag in een corporate account die dan in de INBOX komen waarmee je voorkomt dat goede mail in je junkfolder komt.

Ik vraag mijzelf af of mensen wel in de gaten hebben dat er veel betere diensten bestaan dan die de public cloud reuzen aanbieden. Je betaalt wellicht iets meer maar het kost minder.

Deel uw reactie met andere ISPam.nl lezers

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

MELD U AAN VOOR DE NIEUWSBRIEF
Feedback!
Fill out my online form.
Laatste reacties

Bedankt voor het succes van ISPam.nl
Koen Stegeman, Editor-in-Chief & founder Hostingjournalist.com: Jammer Arnout, maar je hebt een mooie bijdrage aan de hosting industrie geleverd, en dat jaren lang....

Uitgelicht bedrijfsnieuws van 27 januari 2017
apkdld: Enjoy most recent number one popular android apps game on your phone and tablet, also be aware that ...

Heartbleed – of de noodzaak om als provider altijd te patchen
showbox alternative: Is showbox not working? Don’t be anxious we have included a list of best Showbox alternative for y...

Naar de cloud of naar de haaien?
http://www.coins4games.us/: När jag för en gångs skull sitter uppe och läser precis när ämnet kommer... så ...